抓住關(guān)鍵，分清輕重緩急

古人云：“事有先后，用有緩急。”工作也是如此，作為一名優(yōu)秀的工作者，分清事情的輕重緩急，不但做起事來井井有條，完成后的效果也是不同凡響。次序處理好了，不但能夠節(jié)約辦公時間、提高辦公效率，最重要的是能給自己減少許多麻煩。決定好做事情的輕重緩急，是為自己找到更多時間去完成最為緊要的工作的最為有效的第一步。也就是說，如果你把為自己尋找更多的時間視為第一需要，而你計(jì)劃優(yōu)先去做最緊要的事，那你就能找到更多的時間。這是非常簡單的道理。

在一次上時間管理課時，教授在桌子上放了一個能裝水的罐子。然后又從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進(jìn)罐子里的鵝卵石。當(dāng)教授把石塊放完后問他的學(xué)生：“你們說這罐子是不是滿的？”“是！”所有的學(xué)生異口同聲地回答。“真的嗎？”教授笑著問。然后又從桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子從罐口倒下去，搖一搖又加了一些，直至裝不進(jìn)了為止。他再問學(xué)生：“你們說，這罐子現(xiàn)在是不是滿的？”這次他的學(xué)生不敢回答得太快。最后班上有位學(xué)生小聲回答道：“也許沒滿。”“很好！”教授說完后，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒進(jìn)罐子里。倒完后再問班上的學(xué)生：“現(xiàn)在你們再告訴我，這個罐子是滿的呢？還是沒滿？”“沒有滿。”全班同學(xué)這下學(xué)乖了，大家很有信心地回答。“好極了！”教授再一次稱贊這些“孺子可教”的學(xué)生們。稱贊完后，教授從桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起來已經(jīng)被鵝卵石、小碎石、沙子填滿了的罐子中。當(dāng)這些事都做完之后，教授正色問他班上的同學(xué)：“我們從上面這些事情中得到了哪些重要的啟示？”

班上一陣沉默，一位自以為聰明的學(xué)生回答說：“無論我們的工作多忙、行程排得多滿，如果要擠一下還是可以多做些事的。”教授聽到這樣的回答點(diǎn)了點(diǎn)頭，微笑著說：“答得不錯，但并不是我要告訴你們的重要信息。”說到這里教授故意停住，用眼睛掃了全班同學(xué)一遍后說：“我想告訴各位的最重要的信息是，如果你不先將大的‘鵝卵石’放進(jìn)罐子里去，也許你以后永遠(yuǎn)都沒有機(jī)會再把它們放進(jìn)去了。”

工作中有長遠(yuǎn)目標(biāo)、短期目標(biāo)、即時目標(biāo)。這些目標(biāo)有時候會像熱氣球遇上麻煩一樣到處亂撞，照顧了這一點(diǎn)又忘記了那一點(diǎn)；無論怎樣權(quán)衡利弊，始終不能盡善盡美。這時一定要善于發(fā)現(xiàn)并解決最迫切的問題。只有先解決這些問題，才能解決其他問題。

在美國總統(tǒng)中，卡特被認(rèn)為是“最繁忙”的總統(tǒng)。他為什么忙？

因?yàn)樗聼o巨細(xì)，渴望掌握所有問題的第一手資料。這使他淹沒于細(xì)節(jié)中，而忽略了對整體的把握。

那么，他忙出政績了嗎？

當(dāng)然有一些，但肯定不突出，他被美國公眾看作一個成效不彰的總統(tǒng)，在他下臺的時候，他的支持率只有22%，是第二次世界大戰(zhàn)以來，包括尼克松總統(tǒng)在內(nèi)所有總統(tǒng)中支持率最低的一位。

作為一國總統(tǒng)，應(yīng)該分清輕重和主次，不能什么都抓在手里。作為一個優(yōu)秀的職業(yè)人呢？也應(yīng)該分清輕重緩急的關(guān)系。凡事都有輕重緩急，重要性最高的事情應(yīng)該優(yōu)先處理，不應(yīng)將其和重要性最低的事情混為一談。對于那些零零散散的事務(wù)，我們可以先把它們按照“急重輕緩”的順序，整理好再著手處理：

1．重要且緊急

現(xiàn)在，除非是這些情況都同時出現(xiàn)，否則你就能夠處理它們。因此它們的緊急和重要性，要比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，則現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。在這些情形下，時間管理就不會出現(xiàn)什么問題了。

2．重要但不緊急

我們生活中，大多數(shù)所謂重要的事情都不是緊急的，我們可以現(xiàn)在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一致拖延下去；而在太多的情形下，我們確定這樣拖延著。這些都是我們“永遠(yuǎn)沒有著手”的事情。

例如：你要參加提升你專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)班；你想找出時間先做一番初步資料搜集之后，再向老師提出你的計(jì)劃。

這些工作都有一個共同點(diǎn)：盡管它們具有重要性，可以影響到你的健康、財(cái)富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行動，它們可以無限期的拖延下去。如果這些事情沒有涉及到別人的優(yōu)先工作，或規(guī)定期限而使它們成為“緊急”，你就永遠(yuǎn)不會把它們列入你自己優(yōu)先要辦的工作。

3．緊急但不重要

表面上看起來需要立刻采取行動的事情，但是如果客觀地來檢視，我們就會把它們列入次優(yōu)先級里面去。

例如：某一個人要求你主持一項(xiàng)籌集資金的活動、發(fā)表演講或參加一項(xiàng)會議。你或許會認(rèn)為每一個都是次優(yōu)先的事情，但是有一個人站在你面前，等著你回答，你就接受了他的請求，因?yàn)槟阆氩怀鲆粋€婉拒的辦法。然后因?yàn)檫@件事情本身有期限，必須馬上去做，于是第二類的優(yōu)先事情就只好向后移了。

4．不緊急也不重要

很多工作只有一點(diǎn)價值，既不緊急也不重要，而我們常常在做更重要的事情之前先做它們，因?yàn)樗鼈儠帜愕男摹鼈兲峁┮环N有事做和有成就的感覺，也是我們有借口把更有益處的工作向后拖延。如果你發(fā)現(xiàn)時間經(jīng)常被小事情占去了，你就要試一下學(xué)會克服拖延。

建議每一位有心人都能制定一份自己在一段時間里的詳盡工作計(jì)劃，并在每天結(jié)束前精確地安排明天的工作。同時還要制定一份科學(xué)的休息時間表，從而保證自己的一生始終在精力充沛地從事最有意義的工作。大多數(shù)的人是根據(jù)緊急性，所以他們會花很多時間去救火而不是制定一項(xiàng)計(jì)劃，直到期限臨頭才手忙腳亂。所以說，處理事務(wù)分不清輕重緩急是對工作的不負(fù)責(zé)任。進(jìn)一步說，它是工作的隱形殺手，它常常把辛勤勞動的成果弄得亂七八糟，它如同包裹在美麗蝴蝶身上的那一層難看的蛹衣，會掩蓋住你的一些出色的工作能力。所以，分清工作的輕重緩急，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，就能幫助你輕松應(yīng)對每一項(xiàng)工作，成為一名名副其實(shí)的最有效率的工作者。