有條不紊，養(yǎng)成井井有條的工作習(xí)慣

海倫是一家企業(yè)的推銷員，以前她的業(yè)務(wù)工作做得很好，但最近有些糟糕。在她眾多的麻煩中，最突出的一個與在家郵寄信件有關(guān)。她曾滿腔熱忱地給客戶寫信，剛寫時感覺很好，可是沒等寫完，她就已經(jīng)興趣全無。有時是隨手放在一邊，有時是匆匆結(jié)尾。這樣一來，本來需要及時發(fā)出的信一拖再拖，因為她還沒弄清楚客戶的地址或者是還沒找到郵票和信封，給工作造成了不小的麻煩。

后來，在一次偶然機會中，她發(fā)現(xiàn)了解決方法。以前她所讀過有關(guān)管理與“有序化”的文章，它們都強調(diào)書桌的重要性。她沒有辦公室——更不用說一張書桌了?？傄詾樽约菏莻€例外。但是當(dāng)她把注意力集中到這些麻煩時，她認識到任何與發(fā)信有關(guān)的事情都可能使她進入一種狂亂的失落狀態(tài)。海倫以前曾以為她討厭付賬單與花錢有關(guān)，現(xiàn)在她明白了匯集支票本、賬單、鋼筆和郵票這類東西的后勤工作才是真正的罪魁禍?zhǔn)祝虼怂龥Q定買一張書桌。

“一張小小的桌子能改變什么呢？”她和朋友說，“它能成為運轉(zhuǎn)家事的指揮中心。書桌上能放信封、信紙、地址、鋼筆、鉛筆、鉛筆刀、郵票、剪刀、磁帶，能使一切顯得秩序井然?！?/p>

鑒于使用一張書桌就給原本混亂的工作帶來了如此巨大的變化，她更進一步，買了一個檔案櫥柜。以前堆積在房屋四處的一摞摞文件現(xiàn)在全部分類整齊地歸放在櫥柜中。海倫說她的問題如此簡單地就消失了，現(xiàn)在她不再害怕寄信和付賬單了，而且提高了效率，有了一種自豪感。

格雷格也找到了一個簡單的解決方法。在商務(wù)會議的討論中，格雷格會被要求具體執(zhí)行一些計劃。會議剛一結(jié)束時，他有很多很好的意圖，但是因為他常常不記筆記，或者即使記了，也只是在一片紙上匆匆劃幾筆，因而從未實現(xiàn)過他在會上許諾的事。下一次會上，當(dāng)被問及是否執(zhí)行了計劃時，他只能找一個借口搪塞過去，這使他看起來像是一個丟三落四和缺乏責(zé)任感的人。

最終，在遭遇了多次尷尬之后，他采取行動了：他為各種會議設(shè)立了一個文件夾，在它的每個夾層中都放入一小疊紙，以便他能夠記下所有的任務(wù)。他還做出回顧這些筆記的時間表，并養(yǎng)成開會時帶文件夾的習(xí)慣。寫下的東西可以時時提示他任務(wù)是什么，執(zhí)行會議計劃也就成了一個簡單的習(xí)慣。

工作習(xí)慣一旦形成，要有所突破是很難的，很容易放棄改變和突破的想法。而往往正是一些看似很小的不良的工作習(xí)慣，反而成了使自己陷入危機的最大原因。

要想改變這些那就從保持良好的工作秩序開始吧。工作沒有秩序，或者秩序雜亂，沒有條理，在亂糟糟的工作環(huán)境中東翻西找，你的精力和時間也被毫無價值地浪費了。

芝加哥和西北鐵路公司總裁羅蘭·威廉斯說過：“那些桌上老是堆滿東西的人不會發(fā)現(xiàn)：如果把桌上清理干凈，只保留與手頭工作有關(guān)的東西，這樣會使他的工作進行得更加順利，而且不會出錯。我把這一點稱為好管家，這也是邁向高效率的第一步?！?/p>

如果你到華盛頓的國會圖書館參觀，就會看到天花板上有幾個醒目的大字，那是詩人波普所寫的：“秩序是防止工作挫敗的第一要律?！?/p>

無論是生活還是工作中，秩序混亂的人只會是一團糟，思維和工作都是毫無頭緒，更何談效率。

有些人卻把雜亂看作了一種工作方式，他們也許認為在這種隨意的工作環(huán)境中，心情會更放松，那些重要的東西總會在大堆的文件中浮現(xiàn)出來的?？蓡栴}是，在多數(shù)情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就越可能帶來相反的效果。當(dāng)你不能記起堆積物下層放的是什么東西時，或者你要為一個項目找到所有相關(guān)資料時，你就不得不在資料堆里埋頭苦找。這樣，時間就浪費在了查找東西上了。

更糟糕的是，隨意放置的凌亂東西會隨時吸引你的注意力。當(dāng)你在做某項工作的時候，你的視線也許會在不知不覺中被別人送你的小紀(jì)念品，鐘表或者全家福照片吸引走。等你回過神來的時候，你又不得不從頭思索你剛才正在做的工作或者寫的報告。

有條理、有秩序工作的員工，他桌上的公文減到最少，因為他知道一次只能處理一件公文。當(dāng)你問他目前某件事時，他立刻可從公文柜中找出。當(dāng)你問起某件已完成的事時，他眨眼就能想到放在何處。當(dāng)交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會很快的插入適當(dāng)?shù)木碜趦?nèi)，或放入某一檔案柜。

有條理、有秩序工作的員工，他的手提箱中并不是三天旅行所用的東西，而是歸類分明、隨時要用的公文。其中也許有小說和文具，但絕不是一個廢物箱。他的條理徹底給上司留下了深刻印象，上司會對他產(chǎn)生信任感，認為他言而有信。這種信任是推動他職場發(fā)展的引擎。

工作現(xiàn)場是否整潔，是工作條理化、秩序化的一個重要方面。雜亂無章的工作方式是一種惡習(xí)。有人會想，“這是因為我們不想忘記所有的東西。我們把想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部，這樣就可以看到它們?！?/p>

花時間來整理一下工作現(xiàn)場是值得的。把辦公桌上所有與正在做的工作無關(guān)的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜里。這樣做是提醒你，你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作，你一次只能做一項工作，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。

不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作，轉(zhuǎn)而去做其他不相干的事情。因為如果此項工作還未結(jié)束，就又開始另一項工作的話，你的辦公桌就開始混亂。你一定要力求把你手頭的工作做完后再開始另外的事情，即使這項工作遇到了阻礙，你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段。

做完一項工作后，要把這項工作的相關(guān)資料收拾整齊，分類放到合適的位置，千萬不要胡亂攤放在辦公桌上。核對一下剩下的工作，然后去進行第二項最重要的工作。

從辦公桌上拿開目前不需要的文件資料，對它們可以按照重要性和先后順序的原則，進行分類。

休閑時的閱讀材料，如一些自己愛看的書、雜志、每日的報紙等等，最好看完之后就都放入自己的辦公柜中，不要讓它們擺在你面前，在工作的時候分你的心，它們還會占據(jù)你本來就不大的有用空間。

對和業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶名片，姓名、電話、地址、電子郵件等，一定要分門別類登記放好，以便隨時查閱。

每天下班前抽出幾分鐘把工作現(xiàn)場收拾干凈，每天都按照以上的標(biāo)準(zhǔn)進行清理。長此下去，養(yǎng)成習(xí)慣，你的工作現(xiàn)場一定會保持整潔，形成好的工作秩序，從而遠離工作挫敗。

改變不良的工作習(xí)慣，建立一個良好的工作秩序，很可能就是你事業(yè)上反敗為勝的關(guān)鍵。

一個高效率的職場人士，最明顯的特點就是永遠那么從容，辦事條理分明，工作有條不紊，既節(jié)省了時間，也避免了混亂給自己帶來的煩躁，而影響到工作的進展。他們總是神采飛揚的原因是秩序的良好為他們節(jié)省了許多時間可以用來放松和休息，或者為自己充電。