如何組織一次高效的會議

當你工作一段時間后，你會逐漸在公司或部門建立起自己的影響力，這時，你會面臨著組織會議的挑戰。組織會議比參加會議要難得多，以下幾點是我在過去的會議組織中得到的一些經驗，供你參考。

第一，明確列出會議的類型和目的。無論上級安排你組織會議，還是你自發地組織會議，你都需要一個非常明確的會議目的。會議目的，通常是達成某種共識。比如，汽車公司在轉型新能源發展的時候，需要相關部門對電池技術方案進行討論和選型。那么，組織會議的目的，就是讓大家了解備選的技術方案，并通過利弊分析，達成一致的決定。

第二，準時開始，準時結束。很多會議都會延時，這樣其實會打擊參會人員的積極性。因為每個人都有很多工作，延時會讓他們來不及安排其他工作。而且，延時開會的情況下，大家很容易走神。如果這一次會議實在沒能達成會議目的，那么就在會議結束前的5分鐘，跟大家說明情況，同時協商下一次會議的時間。

第三，要提前發送會議邀請。提前發送會議邀請，以便會議發言人早做準備，使會議效率更高。開會前，最好能和會議發言人快速確認：他需要發言多長時間？這個確認會提醒對方充分地準備內容，并且向對方展示會議組織者的專業度，讓他感受到會議組織的高效，從而提升他的參與積極性。

第四，會議記錄一定要在會議結束當天整理完成，并發送給相關人員，千萬不要等到第二天才發出。科學研究表明，每個人晚上躺到床上準備睡覺時，當天90%的記憶就會變模糊甚至消失。一定要趁參會者對會議的記憶還比較清晰時將會議記錄發送給他們，讓他們再次明確會議中安排的各項任務。