分清事情的輕重緩急

最近很流行一句話：為什么生活了幾十年，還是一無所獲？你是否同時在進行幾個方案，不過似乎無法全部完成；你是否因為顧慮其他的事情，而無法集中精力來做眼前的事；假如工作被突然中斷，你是否感到非常生氣；你是否每天回家時感到疲憊不堪，但好像并沒有做什么事情；你是否覺得總沒有時間運動或休息，甚至只是隨便玩玩都沒有時間？如果針對這些問題，你的答案是肯定的，那么你已經出現時間管理不良的征兆。

生活中，我們還會遇到這樣一些問題：當你正在寫計劃時，結果電話又響了，那些急事、請示的、投訴的、朋友聊天的等不得不接的電話，于是一上午過去了，還沒有寫幾個字；領導最近安排了很多事情，一起堆著，這個方案本周之內完成，那個方案需要明天就出來，自己分身乏術。每天都感覺好忙，這件事也急，那件事也急，到底先做哪件事呢？

張老師正在上一堂別有趣味的課，他先是把一個玻璃罐子放在桌子上，然后再把一些鵝卵石放進玻璃罐子。等到張老師把所有的鵝卵石放進罐子之后，他問臺下的學生：“你們仔細觀察，這個罐子還能裝東西嗎？”學生們看了看裝得滿滿的罐子，都搖頭：“不能了。”

這時張老師笑著從桌子底下拿出一袋小石子，沿著玻璃罐倒下去，全部倒完了，罐子看上去又滿了，張老師問學生：“你們覺得這個罐子還能裝進去東西嗎？”學生們有些不敢確認，一位學生小聲回答：“我覺得還能裝進去一些東西。”張老師沒說話，又拿出一袋沙子倒進了玻璃罐，然后問：“現在呢，還能裝東西嗎？”這時學生們似乎相信了，齊聲回答：“還能。”果然，張老師又拿出一瓶水，慢慢倒進了玻璃罐子。

一個普通的玻璃罐就這樣裝下了如此多的東西，但是，如果不是先把最大的鵝卵石放進罐子，或許以后永遠沒機會把其他東西再放進去了。生活中很多事情，其實都可以像往這個玻璃罐里放東西那樣，先進行時間級別的分類，按照事情的輕重緩急進行組合，確定先后順序，做到不遺不漏。

時間“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）、既不緊急也不重要（如上網、閑談、郵件、寫博客等）。

那么按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，區(qū)別就在于前者能帶來價值，實現某種重要目標，而后者不能。

1．重要又急迫的事

這一部分事情是需要馬上去做的，比如，應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等，大部分人工作中的主要壓力來自于第一象限，實際上第一象限80%的事務來自于第二象限（重要但不緊急）沒有被處理好的事情。即這個壓力是自己給自己的，所以關鍵是盡量解決更多的來自第二象限的事情才會使壓力得到緩解，許多重要的事情經過拖延或事前準備不足，就會變得異常窘迫。

2．重要但不緊急的事

這主要是與生活品質有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等事項。這些事情不能因為不緊急就不去解決它，應該第一時間將任務進行分解，然后逐一去解決，并制訂時間表，在規(guī)定的時間內完成就不會讓第二象限的事情擠壓到第一象限中去。如果忽略這部分事情，就會使自己陷入更大的壓力。因此，要多投入一些時間提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事前的規(guī)劃與預防措施，很多急迫的事情就沒法產生。建議我們把80%的精力投入到這個象限的工作，使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎忙。

3．緊急但不重要的事

比如，電話、會議、突然來客都屬于這一類。當自己感到疲憊的時候，可以通過一些不重要的但緊急的事情來調整狀態(tài)和身體，不過不要在這個象限中投入過多的精力，否則就是浪費生命。當我們變得非常繁忙的時候，需要去第四象限里去休息一下，不過諸如閱讀無聊小說、看毫無內容的電視節(jié)目、辦公室聊天等，這樣的休息是對身心的毀損，并非好的休息方式，或許剛開始有滋有味，但后來你會發(fā)現比較空虛。

4．不緊急也不重要的事

這部分的事情需要交給他人去做，是我們忙碌且盲目的源頭，最好的辦法是放權交給其他人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事情的發(fā)生。表面上看似乎會產生“這件事很重要”的錯覺，實際上就算重要也是對別人而言。如果花很多時間在這里打轉，自以為在第一象限，實際上不過是在滿足別人的期望與標準。

自控小貼士

時間管理其實就是管理自己，改變自己，改變那些固有的壞習慣，改變壞習慣的本質就是靠合理的規(guī)劃和自我的意志力，不再按照以前的生活繼續(xù)下去。生活中的事情，大致可以分為輕重緩急，按照時間去作出合理分配。